Un accueil de qualité
Présentation
L’accueil du secrétariat reflète bien souvent la première impression du public par rapport à un établissement. Il est donc crucial que la prestation de la ou du secrétaire en donne une image positive, professionnelle et efficace .
Mais c’est aussi savoir créer la bonne distance pour déjouer l’agressivité de certaines personnes insatisfaites ou turbulentes, qu’elles soient en groupe ou seules, dans les salles ou à l’accueil.
Cette formation aide à développer ses compétences relationnelles ainsi qu’à maîtriser son stress.
Elle a pour objectif transversal de développer sa communication dans le cadre de l’accueil afin :
- De maîtriser les principes de l’accueil du public
- D’orienter, renseigner les clients internes et externes et s’assurer d’avoir répondu aux attentes
- D’engager une relation positive et de qualité et valoriser l’image de la structure
Ce programme est proposé en trois étapes :
- Evaluation des pratiques en amont de l’étape présentielle (pré-test) sur les pratiques professionnelles actuelles et les connaissances de base de communication sous forme d’un questionnaire
- Formation théorique présentielle basée sur une démarche de réflexion et d’évaluation des pratiques par le biais d’ateliers interactifs et d’analyse de situations professionnelles pour proposer des pistes de réflexion. Une évaluation des compétences individuelles à partir des exercices proposés est effectuée.
- Analyse des apports pratiques de la formation dans le quotidien des secrétaires (post -test) sous forme d’un questionnaire et d’une enquête de satisfaction
A l’issue de cette formation, les participants seront en mesure de :
- Situer le rôle de l’accueil dans les situations de rapport aux publics
- Comprendre les mécanismes qui influencent la relation accueillant/accueilli
- Repérer les réactions émotionnelles et les mécanismes de défense
- Articuler les savoir-faire et les savoir-être dans l’accueil
- Evaluer la bonne distance dans les échanges professionnels
Programme
Déroulé pédagogique - Programme
Matin :
8h40-9h00 : Accueil
9h00-10h30 : Séquence 1 : Vers un accueil de qualité
10h30-10h45 : Pause
10h45-11h30 : Séquence 2 : La communication professionnelle adaptée à l'accueil du public
11h30-12h30 : Séquence 3 : La prise en compte des émotions
12h30-13h30 : Repas pris en commun
Après-midi :
13h30-15h30 : Séquence 4 : La communication efficace face au public
15h30-15h45 : Pause
15h45-16h50 : Séquence 5 : Plan d'action individuel et collectif
16h50-17h00 : Table ronde / Conclusions / Questionnaire de satisfaction
Public visé et pré-requis
Public visé et pré-requis
- Public visé :
Secrétaire avec une expérience dans l'accueil du public - Effectif : maximum 10 personnes
Objectifs
Objectifs
Objectif transversal :
Développer sa communication dans le cadre de l'accueil.
Objectifs pédagogiques :
- Maîtriser les principes de l'accueil du public
- Orienter, renseigner les clients internes et externes et s'assurer d'avoir répondu aux attentes
- Engager une relation positive et de qualité et valoriser l'image de la structure
Démarche pédagogique :
- Animation de moments de réflexion individuelle et collective
- Utilisation d'outils de coaching et d'animation adaptés au contexte, ainsi que d'excercices ludiques
- Apports théoriques en intelligence de situation en lien avec les thématiques couvertes : démarche de réflexion, informations thématiques, questionnements
Travail réalisé :
- Présentation avec les apports théoriques
- Identification de son plan d'action concret individuel
Suivi et évaluation
Suivi et évaluation
Chaque participant doit évaluer la formation à la fin de l'étape présentielle (à chaud) et à la fin du post-test en ligne (à froid) par l'intermédiaire de deux questionnaires comportant un champ libre dédié à ses commentaires particuliers.
Il peut également laisser un commentaire sur Linkedin ou faire une réclamation par mail à : p-ferron@imim34.fr
Ces évaluations permettront de faire le bilan de la formation et d'apporter si nécessaire des ajustements ou modifications dans le but de répondre aux attentes des participants.
Elles sont toutes analysées et comptabilisées dans nos statistiques.
Résultats et témoignages :
82,04 % des participants ont été "tout à fait satisfait" de la formation dans sa globalité (évaluations présentielle & finale).
85,53 % ont été "tout à fait satisfait" de la formation présentielle .
81,48 % trouvent les mises en situation intéressantes et les intervenants disponibles.
- "Formatrice douce et agréable qui sait mettre ses interlocuteurs à l'aise. Les mises en situation permettent de se rendre compte de nos difficultés quotidiennes. Bonne formation qui nous laisse réfléchir sur nos comportements et les axes d'amélioration." (Intra 06/23)
- "Excellent accueil. Bravo à Silvia pour son professionnalisme. Très pédagogue ! Formation très enrichissante. J'ai beaucoup apprécié ces différentes séances de travail en groupe ou en individuel. Ces moments de partage m'ont permis de découvrir ce qui se passe dans les autres laboratoires mais surtout de savoir comment appréhender certaines situations. De voir qu'il ne faut pas toujours se sous-estimer et que l'on a une force en soi qui nous permet toujours de nous relever. Il suffit de réfléchir calmement et de se poser les bonnes questions, au bon moment !" (Intra 04/23).
- " Formation géniale ! Très encourageant, rassurant, instructif et constructif +++" (Intra 03/23).
- "Formation tout à fait pertinente, agréable. Points + : communication verbale et non verbale, gestion des émotions." (Intra 03/23).
Lieu
Lieu
Institut Montpelliérain d'Imagerie médico-biologique et de Mastologie (I.M.I.M.)
Parc Euromédecine
209, avenue des Apothicaires
34090 MONTPELLIER
Tel : 04.67.61.15.05
Modalités d'inscription
Modalités d'inscription
- Inscription :
Directement auprès de l'IMIM : Bulletin complété et signé + règlement à adresser à :
IMIM - Parc Euromédecine - 209 avenue des Apothicaires - 34090 MONTPELLIER
ou par mail : p-ferron@imim34.fr
- Frais d'inscription :
Frais d'inscription : 300 € + 25 € frais administratifs
- Délais d'inscription :
Inscriptions non ouvertes (en attente dates prochaine session)
Fiche technique
- en Formation Professionnelle Continue (FPC) : 325 €
Institut Montpelliérain d'Imagerie médico-biologique et de Mastologie (I.M.I.M.)
Parc Euromédecine
209, avenue des Apothicaires
34090 MONTPELLIER
Tel : 04.67.61.15.05
Mme Pascale FERRON
Tel: 04.67.61.15.05
Email: p-ferron@imim34.fr