Un accueil de qualité
Présentation
L’accueil du secrétariat reflète bien souvent la première impression du public par rapport à un établissement. Il est donc crucial que la prestation de la ou du secrétaire en donne une image positive, professionnelle et efficace.
Mais c’est aussi savoir créer la bonne distance pour déjouer l’agressivité de certaines personnes insatisfaites ou turbulentes, qu’elles soient en groupe ou seules, dans les salles ou à l’accueil.
Cette formation a pour objectif transversal de développer sa communication dans le cadre de l’accueil afin de :
– Définir les clés d’un accueil de qualité
– Comprendre comment l’attitude influence les relations accueillant/accueilli
– Savoir agir au lieu de réagir
A l’issue de cette formation les participants seront en mesure de :
– Situer le rôle de l’accueil dans les situations de rapport aux publics
– Comprendre les mécanismes qui influencent la relation accueillant/accueilli
– Repérer les réactions émotionnelles et les mécanismes de défense
– Articuler les savoir-faire et les savoir-être dans l’accueil
– Evaluer la bonne distance dans les échanges professionnels
pour comprendre ainsi les besoins de son interlocuteur et adapter sa communication.
Ce programme est proposé en trois étapes :
- Evaluation des pratiques en amont de l’étape présentielle (pré-test) sur les pratiques professionnelles actuelles et les connaissances de base de communication sous forme d’un questionnaire.
- Formation théorique présentielle basée sur une démarche de réflexion et d’évaluation des pratiques par le biais d’ateliers interactifs et d’analyse de situations professionnelles pour proposer des pistes de réflexion.
- Analyse des apports pratiques de la formation dans le quotidien des secrétaires (post -test) sous forme d’un questionnaire.
Programme
Déroulé pédagogique - Programme
Matin :
8h40-9h00 : Accueil administratif
9h00-9h10 : Introduction : Echanges et démarrage
Tour de table, attentes et analyse des besoins, état d'esprit
9h10-10h30 : Séquence 1 : Vers un accueil de qualité
10h30-10h45 : Pause
10h45-11h30 : Séquence 2 : La communication professionnelle adaptée à l'accueil du public
11h30-12h30 : Séquence 3 : La prise en compte des émotions
12h30-13h30 : Repas pris en commun
Après-midi :
13h30-15h30 : Séquence 4 : La communication efficace face au public
15h30-15h45 : Pause
15h45-16h50 : Séquence 5 : Plan d'action individuel et collectif
16h50-17h00 : Table ronde / Conclusions / Questionnaire de satisfaction
Public visé et pré-requis
Public visé et pré-requis
- Public visé :
- Secrétaire administratif ou médical
- Accueil de publics
- Technicien de laboratoire
- Infirmier - Pré-requis :
Pas de pré-requis - Effectif : maximum 10 personnes
Objectifs
Objectifs
Objectif transversal :
Développer sa communication dans le cadre de l'accueil.
Objectifs pédagogiques :
- Situer le rôle de l'accueil dans les situations de rapport aux publics
- Comprendre les mécanismes qui influencent la relation accueillant/accueilli
- Repérer les réactions émotionnelles et les mécanismes de défense
- Articuler les savoir-faire et les savoir-être dans l'accueil
- Evaluer la bonne distance dans les échanges professionnels
Démarche pédagogique :
- Animation de moments de réflexion individuelle et collective
- Utilisation d'outils de coaching et d'animation adaptés au contexte, ainsi que d'exercices ludiques
- Apports théoriques en intelligence de situation en lien avec les thématiques couvertes : démarche de réflexion, informations thématiques, questionnements
Travail réalisé :
- Présentation avec les apports théoriques
- Identification de son plan d'action concret individuel
Suivi et évaluation
Suivi et évaluation
Evaluation des apprentissages et de leur intégration dans la pratique professionnelle :
- Pré et post-tests :
A partir du questionnaire théorique et d'analyse des pratiques professionnelles complété par les participants en amont de la journée présentielle (pré-test) et un mois après (post-test) :
Evaluation à partir du score comparatif de ces questionnaires entre pré et post test, importé pour chaque participant. - Exercices pratiques :
Evaluation des compétences individuelles faite à partir des exercices proposés dans la journée en concordance avec les objectifs. - Etat de compétences acquises en concordance avec les objectifs de la formation établi à partir des évaluations des pré et post tests et des exercices pratiques. Etat communiqué individuellement à chaque participant lors de la finalisation de la formation.
Evaluation de la formation :
Chaque participant doit évaluer la formation à la fin de l'étape présentielle (à chaud) et à la fin du post-test en ligne (à froid) par l'intermédiaire de deux questionnaires comportant un champ libre dédié à ses commentaires particuliers.
Il peut également laisser un commentaire sur Linkedin ou faire une réclamation par mail à : p-ferron@imim34.fr
Ces évaluations permettront de faire le bilan de la formation et d'apporter si nécessaire des ajustements ou modifications dans le but de répondre aux attentes des participants.
Elles sont toutes analysées et comptabilisées dans nos statistiques.
Résultats et témoignages 2025 :
90,27 % des participants ont été "tout à fait satisfait" de la formation dans sa globalité (évaluations présentielle & finale).
100 % ont été "tout à fait satisfait" de la formation présentielle .
100 % trouvent les mises en situation intéressantes et l'intervenante disponible.
- "Beaucoup de partage avec le groupe et une très bonne formation qui permet aussi de se remettre en question." (Intra 10/25).
- " Formatrice au top ! Elle a su nous captiver. Formation très interactive. Je recommande" (Intra 10/25).
- "Journée très enrichissante. Silvia a été d'une grande aide et de très bonne explication. Merci à vous !" (Intra 09/25)
Lieu
Lieu
Institut Montpelliérain d'Imagerie médico-biologique et de Mastologie (I.M.I.M.)
Parc Euromédecine
209, avenue des Apothicaires
34090 MONTPELLIER
Tel : 04.67.61.15.05
Modalités d'inscription
Modalités d'inscription
- Inscription :
Directement auprès de l'IMIM : Bulletin complété et signé + règlement à adresser à :
IMIM - Parc Euromédecine - 209 avenue des Apothicaires - 34090 MONTPELLIER
ou par mail : p-ferron@imim34.fr
- Frais d'inscription :
Frais d'inscription : 300 € + 25 € frais administratifs
- Délais d'inscription :
Inscriptions non ouvertes (en attente dates prochaine session)
Fiche technique
- en Formation Professionnelle Continue (FPC) : 325 €
Institut Montpelliérain d'Imagerie médico-biologique et de Mastologie (I.M.I.M.)
Parc Euromédecine
209, avenue des Apothicaires
34090 MONTPELLIER
Tel : 04.67.61.15.05
Mme Pascale FERRON
Tel: 04.67.61.15.05
Email: p-ferron@imim34.fr